Как ГФК-Русь перенесла HR-процессы из SAP и Workday в ТопФактор за 2 месяца

/

➤ Краткая сводка о компании

ГФК-Русь — российское подразделение международной исследовательской компании GfK Group с австрийско-немецкими корнями. Компания более 35 лет присутствует в России и специализируется на аналитике товарных рынков: от Tech & Durables до FMCG. В сегменте FMCG ГФК управляет панелью домашних хозяйств численностью более 20 000 домохозяйств, работает с ведущими производителями и ритейлерами и имеет развитую региональную сеть.

HR-функция исторически строилась на глобальных стандартах и цифровых платформах группы, поэтому к моменту проекта в компании были выстроены зрелые процессы целеполагания, оценки, премирования и учёта рабочего времени.

➤ Процессы до внедрения решения ТопФактор

До перехода на ТопФактор ГФК-Русь использовала два зарубежных решения: Workday и SAP. В Workday были реализованы ключевые HR-процессы:

• целеполагание и оценка сотрудников по модели What/How;
• формирование кадрового резерва;
• бюджетирование и ежегодная индексация заработной платы;
• расчёт премий с привязкой к индивидуальному вкладу.

SAP отвечал за тайм-рекординг и поддерживал:

• учёт рабочего времени по проектам;
• расчёт стоимости часа;
• распределение затрат между проектами для финансового блока.

Компания «жила по этим правилам до начала июня», но на фоне изменений в технологической и регуляторной среде продолжение работы на зарубежных платформах стало рискованным. Возникла необходимость полностью локализовать HR-процессы, не потеряв отлаженные механики оценки, премирования и учёта времени.

➤ Поставленные задачи

Перед командой ГФК-Русь и ТопФактор стояла комплексная задача импортозамещения без потери качества и управляемости процессов:

• Перенести в ТопФактор ключевые процессы из Workday и SAP: цели, оценку по модели What/How, премирование, индексации, кадровый резерв и тайм-рекординг.
• Полностью локализовать HR-контур на российской платформе с учётом требований законодательства и внутренней методологии.
• Сохранить накопленные цели и данные за текущий год, историю согласований и логику отчётности.
• Максимально воспроизвести привычный интерфейс личных кабинетов и пользовательские сценарии, чтобы снизить сопротивление изменениям.
• Обеспечить прозрачный и понятный расчёт премий и индексаций на основе результатов оценки.
• Настроить тайм-рекординг так, чтобы финансовый блок продолжил получать привычную аналитику по утилизации и рентабельности проектов.
• Сделать переход быстрым и управляемым: уложиться в два месяца от старта проекта до запуска процессов в новой системе.

➤ Ход реализации проекта

Чтобы за два месяца перенести сложный контур из двух глобальных систем в одну российскую платформу, ГФК-Русь и ТопФактор выстроили сжатый, но управляемый цикл внедрения.

1. Чёткий старт и фиксация требований

• К моменту старта у команды ГФК был подготовлен детальный перечень требований к новой системе.
• Из Workday выгрузили и обезличили данные, сформировали Excel-выгрузки по целям, сотрудникам, оргструктуре и согласованиям.
• Заказчик передал структуру бизнес-процессов, примеры задач и согласованных целей, шаблоны отчётности, на основе которых формировалось ТЗ.
• Совместно с ТопФактор определили приоритеты: в фокус попали оценка, цели, премирование и тайм-рекординг как наиболее критичные для бизнеса процессы.

Платформа ТопФактор была выбрана благодаря гибкости конфигурации, глубокой настраиваемости под конкретные процессы и поддержке SaaS-модели, что позволило обойтись без тяжёлых IT-проектов и быстро развернуть решение.

2. Предпроектное обследование и дизайн решения

• На этапе обследования команды детально разобрали, как устроены процессы в Workday и SAP, и что обязательно должно быть сохранено при переносе.
• Зафиксировали модель оценки What/How, шкалы, правила калибровки и связи результатов с премированием и индексацией.
• Описали структуру личных кабинетов и перечень атрибутов (ID, грейд, cost-центр, параметры компенсации и т.д.).
• Разобрали логику тайм-рекординга: какие проектные роли участвуют, какие справочники и параметры (проекты, стоимость часа) необходимы.
• Решили, какие элементы можно упростить и адаптировать под локальный контекст, а какие критично важно воспроизвести максимально близко к исходному сценарию.

3. Перенос целей и настройка оценки по модели What/How

Первым блоком стали процессы работы с целями и оценкой результативности.

• Цели текущего года были перенесены из Workday в ТопФактор с сохранением структуры, весов и привязки к сотрудникам.
• Настроен бизнес-процесс оценки: самооценка сотрудника → согласование с руководителем → калибровка на уровне компании.
• Сохранено разделение What (что сделано) и How (как был достигнут результат) с опорой на ценности и лидерские компетенции компании.
• Реализована пятибалльная шкала, где тройка считается хорошей оценкой, четвёрка — выше среднего, пятёрка — результат, превосходящий ожидания, а двойка сигнализирует о потенциале для роста.

Настройка оценки в ТопФактор стала не буквальной копией Workday, а адаптированным под российскую специфику инструментом, сохранившим управленческую логику и привычный опыт для сотрудников и руководителей.

4. Постановка целей на новый цикл

После переноса и проведения оценки компания перешла к формированию целей на следующий годовой цикл уже внутри ТопФактор.

• Руководители декомпозируют корпоративные приоритеты на задачи команд, а сотрудники формируют 3–5 индивидуальных целей.
• Для каждой цели задаётся вес, причём сумма весов должна составлять ровно 100 % — система контролирует целостность и не даёт завершить задачу при ошибках.
• Цели формулируются по принципу SMART, что повышает качество формулировок и прозрачность ожиданий.
• После заполнения формы цели проходят согласование с руководителем и фиксируются в личном кабинете сотрудника.

5. Личные кабинеты: привычная логика на новой платформе

Отдельное внимание уделили интерфейсу и содержанию личных кабинетов сотрудников и руководителей.

• В карточке сотрудника отображаются ФИО, должность, дата прихода в компанию и дата назначения на текущую роль.
• Отражаются ключевые атрибуты: ID, грейд, cost-центр, дата рождения, служебный email.
• Показываются параметры компенсации: оклад (ежемесячный и годовой), совокупный доход, вид бонуса и его размер в абсолютных и процентных значениях.
• Руководители получают доступ к карточкам своих сотрудников, включая данные о компенсации и статус целей, как это было в Workday.

Сотрудники увидели знакомую структуру личных кабинетов, но уже на российской платформе — это снизило барьер входа и сделало переход на новое решение максимально мягким.

6. Тайм-рекординг: перенос логики SAP в ТопФактор

Критичным блоком стал учёт рабочего времени (time recording), ранее реализованный на базе SAP.

• Тайм-рекординг охватывает только проектные роли; сотрудники из HR, закупок и финансов в нём не участвуют.
• Раз в неделю, как правило по пятницам, участники проектов распределяют свои рабочие часы по конкретным проектам.
• В интерфейсе подсвечиваются рабочие дни, по умолчанию предлагается стандартная загрузка (например, 8 часов), которую можно гибко распределять между задачами.
• В систему загружены согласованные с финансовым блоком справочники проектов и стоимость часа.

Данные тайм-рекординга сводятся в консолидированные отчёты, которые позволяют:

• анализировать затраты времени по проектам и оценивать утилизацию ресурсов;
• сопоставлять плановое и фактическое время и считать рентабельность проектов;
• формировать бухгалтерский учёт затрат на основе фактической загрузки.

7. Организация взаимодействия и обучение

Команды работали в плотном ритме с регулярной обратной связью.

• Коммуникация шла через еженедельные рабочие встречи и отдельный Telegram-канал для оперативных вопросов.
• Команда ТопФактор подготовила подробные инструкции и видеоролики по работе с личным кабинетом, постановке целей и проведению оценки.
• Все обучающие материалы разместили на внутреннем корпоративном ресурсе, что позволило сотрудникам самостоятельно осваивать систему.
• HR могли быстро помогать пользователям: администраторы получили возможность самостоятельно менять пароли без участия IT.

Такой подход позволил свести нагрузку на HR при адаптации пользователей к минимуму и одновременно обеспечить высокий уровень поддержки.

8. Оперативная поддержка и доработка «на лету»

Скорость реакции проектной команды на реальные ситуации стала одним из факторов успеха.

• Во время запуска оценки часть сотрудников преждевременно использовала кнопку «Ознакомить с результатами» до завершения калибровки.
• В течение нескольких часов команда ТопФактор внесла изменения и скрыла эту кнопку, защитив бизнес-процесс от ошибки.
• Подобные кейсы усилили доверие: заказчик увидел, что любые нестандартные сценарии оперативно отрабатываются и учитываются в доработках системы.

➤ Первые результаты

За два месяца ГФК-Русь не просто заменила две глобальные платформы, а выстроила на ТопФактор полноценный, локализованный и управляемый HR-контур.

Процессы и охват

• Платформа ТопФактор развернута в SaaS-режиме и охватывает около 245 сотрудников.
• За первые два месяца было запущено порядка 486 процессов и 1739 задач в рамках контуров оценки, целей и связанных операций.
• Оценка целей реализована по модели What/How с визуальной калибровкой, а её результаты используются для премирования и индексирования заработной платы.

Оценка и премирование

• Сохранена логика связи оценки с ежегодной индексацией и размером годовой премии, где значительная часть бонуса приходится на индивидуальный вклад сотрудника.
• Специализированный отчёт по оценке целей фиксирует ID, ФИО, грейд, руководителя, формулировки целей, оценки по What/How и итоговую откалиброванную оценку.
• Руководители получают наглядную картину по своим командам, а HR — целостную аналитику для принятия управленческих решений.

Тайм-рекординг и финансы

• Реализован модуль тайм-рекординга для проектной занятости с учётом стоимости часа и справочников проектов.
• Финансовый отдел продолжает опираться на данные о загрузке, утилизации и рентабельности проектов, не теряя управленческой логики, которая ранее была в SAP.
• Консолидированные отчёты по тайм-рекордингу стали одним из ключевых инструментов финансового управления.

Опыт пользователей и HR-команды

• Личные кабинеты сотрудников в ТопФактор повторяют структуру привычных экранов Workday, включая параметры оплаты, бонусы, grade, cost-центр, ID и другие атрибуты.
• Благодаря обучающим материалам и понятному интерфейсу нагрузка на HR при адаптации пользователей существенно снизилась.
• Оперативная поддержка через Telegram-канал позволила быстро устранять узкие места и подстраивать систему под реальные сценарии.

Руководство компании высоко оценило результаты проекта и отметило, что HR-функция ГФК-Русь полностью локализована на российской платформе без потери качества процессов.

➤ Выводы для HR и бизнеса

Опыт ГФК-Русь показывает, что импортозамещение сложных HR-систем может стать не только вынужденной мерой, но и источником стратегического преимущества.

1. Импортозамещение возможно в сжатые сроки. При чётких целях и собранных требованиях за два месяца реально перенести ключевые HR-процессы из двух международных платформ в единое российское решение.
2. Важно переносить логику, а не интерфейс «один в один». Критично сохранить модель оценок, связи с премированием и финансовыми процессами, а интерфейс адаптировать под локальные реалии и удобство пользователей.
3. Гибкость платформы и команды внедрения — ключевой фактор успеха. Возможность быстро дорабатывать бизнес-процессы, отчёты и интерфейс «на лету» позволяет не останавливать бизнес-ритм ради проекта.
4. Привычный пользовательский опыт снижает сопротивление. Когда личные кабинеты и сценарии работы понятны и предсказуемы, переход на новую систему проходит мягко и без провалов в операционке.
5. Тайм-рекординг — опора для финансовых решений. Качественный учёт времени и стоимости часа в новой системе критичен для управляемости проектов и оценки их рентабельности.
6. Партнёрский формат вместо модели «поставщик–заказчик». Общий язык команд, оперативная поддержка и готовность совместно кастомизировать решение превращают HR-проекты в драйвер развития, а не источник рисков.

Кейс ГФК-Русь показывает, что переход с глобальных HR-платформ на российское решение может быть быстрым, гибким и безопасным для бизнеса, если он опирается на зрелую HR-функцию, понятную методологию и партнёрство с технологическим провайдером.