➤ Краткая сводка о компании

«ЭксОйл групп» — агропромышленный холдинг полного цикла: закупка и переработка подсолнечника, трейдинг масличных и зерновых культур, портовая перевалка и логистика. Холдинг объединяет несколько юридических лиц и управляющую компанию.

Управляющая компания централизует ключевые функции: финансы, правовую поддержку, автоматизацию и управление HR-практиками. Общий штат — 565 человек. Производственные мощности позволяют перерабатывать до 640 000 тонн подсолнечника и выпускать до 290 000 тонн растительного масла в год.

➤ Процессы до внедрения решения ТопФактор

До проекта оценка сотрудников, постановка целей и формирование ИПР в «ЭксОйл» велись полностью вручную. HR-специалисты рассылали Excel-формы по почте и в мессенджерах, собирали обратно заполненные файлы и переносили данные в сводные таблицы, контролируя корректность каждой строки.

Самооценка и оценка руководителя проводились по отдельным формам. Время на их заполнение приходилось «вырывать» из плотного графика, поэтому HR постоянно напоминали и отслеживали статус.

ИПР оформлялись в Word. HR запрашивали уточнения, возвращали документы на доработку, согласовывали версии с руководителями. Полный цикл занимал до двух месяцев и превращался в отдельный проект, где два HR-специалиста фактически выпадали из остальных задач.

В прошлом цикле удалось охватить около 450–500 сотрудников. На фоне роста бизнеса и запуска новых площадок стало ясно, что такая модель не масштабируется и даёт слишком высокую нагрузку на команду.

➤ Поставленные задачи:

Перевести существующие процессы KPI, оценки компетенций, аттестации и ИПР с Excel и Word в единый цифровой контур на платформе ТопФактор.
Сократить временные и трудозатраты HR на проведение одного цикла оценки минимум в несколько раз.
Уменьшить количество ошибок и потерь данных, связанных с ручной обработкой файлов и перепиской.
Обеспечить прозрачную аналитику по целям, компетенциям, тестам и ИПР в разрезе должностей, подразделений и площадок.
Сделать подход к оценке и развитию масштабируемым, чтобы его можно было безболезненно развернуть на новые заводы и растущий штат.

➤ Ход реализации проекта

Чтобы уйти от ручного формата и сделать оценку управляемой, «ЭксОйл» и ТопФактор пошагово перестроили контур работы с целями, компетенциями и развитием сотрудников. Ключевые этапы этого перехода:

1. Быстрый старт и согласование рамок

В мае–июне команда «ЭксОйл» совместно с ТопФактор уточнила цели и требования.
Быстро согласовали ТЗ и заключили договор, чтобы уже в июле перейти к настройке и запуску, не растягивая бюрократию.

2. Предпроектное обследование HR-практик

В августе ТопФактор детально изучил текущие подходы к целеполаганию, оценке и развитию.
Совместно с HR описали фактический порядок работы, выделили «узкие места» и риски при автоматизации.
Ряд лишних шагов убрали ещё до настройки платформы, что позволило избежать переноса неэффективных процедур в цифровой формат.

3. Интеграция с 1С:ЗУП и подготовка данных

Настроили обмен с 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
На платформу ТопФактор начали автоматически поступать актуальные данные о сотрудниках, должностях и структуре подразделений.

Это убрало ручной ввод и расхождения между реестрами, упростив запуск кампаний оценки и целеполагания.

4. Модуль KPI: управление результативностью

Сначала провели пилот на ограниченной группе сотрудников и руководителей. После теста расширили контур:

сотрудник формирует KPI на основе справочника и шаблонов;
руководитель согласует или дорабатывает цели;
HR/C&B проверяет формулировки, SMART-критерии и связь с целями компании;
по итогам периода сотрудник фиксирует факт, руководитель и HR подтверждают выполнение, данные сохраняются для анализа.

Цели сотрудников выстроили в единую вертикаль: от индивидуальных задач до показателей подразделений и компании.

5. Модуль управления талантами: оценка компетенций

Перенесли и адаптировали под должности более 160 моделей компетенций; в итоге сформировали 167 профилей.
Настроили сквозную оценку: самооценка → оценка руководителя по тем же шкалам → совмещённая итоговая форма с зонами совпадений и расхождений.
Для отдельных категорий сотрудников добавили тестирование, оценку потенциала и результативности, чтобы учесть специфику разных ролей.

6. Аттестация и тестирование рабочих

Подготовили содержательную базу: более 7000 тестовых заданий по профессиональным знаниям, охране труда, технике безопасности и ПВТР.
Организовали централизованное тестирование в учебном классе под сопровождением специалиста по обучению.
Вопросы стали выдаваться в случайном порядке, а при результате 90 % и выше открывался дополнительный блок на более высокий разряд.
Добавили открытые вопросы-«эссе» для оценки глубины понимания и потенциала сотрудников рабочих специальностей.

7. Цифровые ИПР: индивидуальные планы развития

По итогам оценки компетенций платформа автоматически фиксирует зоны развития.
Сотрудник формирует ИПР на ТопФактор: выбирает мероприятия из готовой базы или предлагает свои варианты, указывая бюджет, сроки и обоснование.
HR видит единый реестр ИПР с фильтрами по подразделениям, платным мероприятиям и статусам выполнения и регулярно обновляет статусы.

8. Обучение HR и руководителей

Подготовили инструкции, схемы и краткие алгоритмы по каждому блоку.
Провели онлайн-обучение с отработкой сценариев на тестовой базе и живыми ответами на вопросы.

Задача — чтобы HR и руководители могли работать с платформой самостоятельно, без постоянной поддержки подрядчика.

9. Выход на регулярный цикл

В октябре решение вышло в промышленную эксплуатацию: модуль KPI завершён, блок оценки — запущен.
К декабрю компания прошла первый полноценный цикл: постановка годовых целей, оценка, аттестация и формирование ИПР в рамках HR-календаря.

Ключевые элементы управления результативностью и развитием закрепились на платформе ТопФактор и стали частью регулярной работы.

➤ Первые результаты

По итогам внедрения ТопФактор в «ЭксОйл» изменения затронули и «жёсткие» показатели (сроки, охват, объёмы операций), и качество работы HR, руководителей и сотрудников.

По KPI-управлению

За два месяца «ЭксОйл» развернул модуль KPI и провёл первый цикл целеполагания. В него вошли 200 сотрудников, для которых было запущено 130 процессов и сформировано 520 задач.

Годовой цикл планирования закрепили как базовую рамку работы с целями. KPI стали частью повседневной операционной деятельности: сотрудники формулируют цели, сверяют их с задачами подразделения, а руководство получает прозрачную картину по результативности.

По управлению талантами и аттестации

Блок оценки и развития внедрили за тот же срок — около двух месяцев. В новый формат оценки включили 300 сотрудников, для которых настроили 167 моделей компетенций, привязанных к должностям.

Для рабочих профессий подготовили и загрузили более 7000 тестовых заданий. Это позволило провести 119 аттестаций в структурированном формате: знания проверяются по единой базе, задания выдаются в случайном порядке, а результат фиксируется и используется для развития и кадровых решений.

Снижение трудозатрат HR

До внедрения ТопФактор один цикл оценки занимал до 160 часов работы HR-специалиста: рассылка форм, напоминания, ручная сводка данных, оформление и согласование ИПР. После перехода на платформу запуск кампании по списку, должности или подразделению сводится к одному действию.

Фактически трудозатраты сократились примерно в четыре раза. У HR освободился ресурс на аналитику и сопровождение руководителей, а не на техническую обработку файлов. Потенциал для дальнейшего снижения усилий остаётся за счёт накопления шаблонов и отлаженных сценариев.

Качественные изменения

Качественные эффекты от внедрения ТопФактор проявились сразу в нескольких плоскостях:

проведение кампаний стало прозрачным — HR и руководители в любой момент видят статусы и быстрее устраняют «заторы»;
выросло качество формулировок целей за счёт методической поддержки и проверки на SMART;

цели сотрудников выстроены в связку с задачами подразделений и компании, что упрощает управление результативностью;
аттестация рабочих превратилась в управляемый инструмент развития: единая база вопросов, случайный подбор заданий и дополнительный уровень теста для повышения разряда;
ИПР перестали быть набором разрозненных файлов и стали управляемым пулом планов развития с понятными статусами, бюджетами и аналитикой.

На этой базе платформа ТопФактор стала каркасом для культуры результативности: оценка, цели и развитие закрепились как регулярная практика, встроенная в операционное управление, а не разовая кампания раз в год.

➤ Выводы для HR и рекрутмента

Опыт «ЭксОйл» и ТопФактор можно разложить на несколько практических выводов, которые пригодятся другим HR-командам и агентствам.

Прозрачность кампаний оценки — обязательное условие управляемости. Когда HR и руководители в любой момент видят статусы по сотрудникам и этапам, «заторы» устраняются быстрее, а сама оценка перестаёт быть разовым стресс-проектом.
Качество целей растёт, когда у сотрудников есть методическая опора: шаблоны формулировок, подсказки и проверка на SMART. Это снижает нагрузку на HR и делает диалоги о результатах более предметными.
Связка индивидуальных целей с задачами подразделений и компании даёт руководителям инструмент управления результативностью, а не просто «формальность ради галочки». Без этой вертикали целей даже хорошая платформа не раскроет потенциал.
Аттестация рабочих может быть и массовой, и точной одновременно. Единая база вопросов, случайный подбор заданий и дополнительные уровни сложности превращают проверку знаний в реальный инструмент развития и управления разрядами.
ИПР, собранные не в Word-файлах, а на платформе, становятся управляемым пулом планов развития: со статусами, бюджетами и аналитикой. Это даёт HR и бизнесу целостную картину по развитию и кадровому резерву, а не набор несвязанных документов.

На такой основе платформа ТопФактор может выступать каркасом для культуры результативности: оценка, цели и развитие закрепляются как регулярная практика и встраиваются в операционное управление, а не сводятся к одной кампании раз в год.

Как ГФК-Русь перенесла HR-процессы из SAP и Workday в ТопФактор за 2 месяца

Комплексная цифровизация оценки персонала в агрохолдинге «ЭксОйл» на платформе ТопФактор: KPI, компетенции и ИПР за 4 месяца