Комплексная цифровизация оценки персонала в агрохолдинге «ЭксОйл» на платформе ТопФактор: KPI, компетенции и ИПР за 4 месяца
Агрохолдинг «ЭксОйл» перевёл KPI, оценку компетенций, аттестацию и ИПР из Excel в единую цифровую систему на платформе ТопФактор. За 4 месяца компания внедрила интеграцию с 1С, настроила модели компетенций, автоматизировала аттестацию рабочих и сократила трудозатраты HR в несколько раз. Кейc о масштабируемой HR-системе для растущего бизнеса.
➤ Краткая сводка о компании
«ЭксОйл групп» — агропромышленный холдинг полного цикла: закупка и переработка подсолнечника, трейдинг масличных и зерновых культур, портовая перевалка и логистика. Холдинг объединяет несколько юридических лиц и управляющую компанию.
- тест тест
- тест тест
➤ Процессы до внедрения решения ТопФактор
До проекта оценка сотрудников, постановка целей и формирование ИПР в «ЭксОйл» велись полностью вручную. HR-специалисты рассылали Excel-формы по почте и в мессенджерах, собирали обратно заполненные файлы и переносили данные в сводные таблицы, контролируя корректность каждой строки.
Самооценка и оценка руководителя проводились по отдельным формам. Время на их заполнение приходилось «вырывать» из плотного графика, поэтому HR постоянно напоминали и отслеживали статус.
ИПР оформлялись в Word. HR запрашивали уточнения, возвращали документы на доработку, согласовывали версии с руководителями. Полный цикл занимал до двух месяцев и превращался в отдельный проект, где два HR-специалиста фактически выпадали из остальных задач.
В прошлом цикле удалось охватить около 450–500 сотрудников. На фоне роста бизнеса и запуска новых площадок стало ясно, что такая модель не масштабируется и даёт слишком высокую нагрузку на команду.
➤ Поставленные задачи:
- Перевести существующие процессы KPI, оценки компетенций, аттестации и ИПР с Excel и Word в единый цифровой контур на платформе ТопФактор.
- Сократить временные и трудозатраты HR на проведение одного цикла оценки минимум в несколько раз.
- Уменьшить количество ошибок и потерь данных, связанных с ручной обработкой файлов и перепиской.
- Обеспечить прозрачную аналитику по целям, компетенциям, тестам и ИПР в разрезе должностей, подразделений и площадок.
- Сделать подход к оценке и развитию масштабируемым, чтобы его можно было безболезненно развернуть на новые заводы и растущий штат.
➤ Ход реализации проекта
Чтобы уйти от ручного формата и сделать оценку управляемой, «ЭксОйл» и ТопФактор пошагово перестроили контур работы с целями, компетенциями и развитием сотрудников. Ключевые этапы этого перехода:
1. Быстрый старт и согласование рамок
- В мае–июне команда «ЭксОйл» совместно с ТопФактор уточнила цели и требования.
- Быстро согласовали ТЗ и заключили договор, чтобы уже в июле перейти к настройке и запуску, не растягивая бюрократию.
2. Предпроектное обследование HR-практик
- В августе ТопФактор детально изучил текущие подходы к целеполаганию, оценке и развитию.
- Совместно с HR описали фактический порядок работы, выделили «узкие места» и риски при автоматизации.
- Ряд лишних шагов убрали ещё до настройки платформы, что позволило избежать переноса неэффективных процедур в цифровой формат.
3. Интеграция с 1С:ЗУП и подготовка данных
- Настроили обмен с 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
- На платформу ТопФактор начали автоматически поступать актуальные данные о сотрудниках, должностях и структуре подразделений.
4. Модуль KPI: управление результативностью
Сначала провели пилот на ограниченной группе сотрудников и руководителей. После теста расширили контур:
- сотрудник формирует KPI на основе справочника и шаблонов;
- руководитель согласует или дорабатывает цели;
- HR/C&B проверяет формулировки, SMART-критерии и связь с целями компании;
- по итогам периода сотрудник фиксирует факт, руководитель и HR подтверждают выполнение, данные сохраняются для анализа.
Цели сотрудников выстроили в единую вертикаль: от индивидуальных задач до показателей подразделений и компании.
5. Модуль управления талантами: оценка компетенций
- Перенесли и адаптировали под должности более 160 моделей компетенций; в итоге сформировали 167 профилей.
- Настроили сквозную оценку: самооценка → оценка руководителя по тем же шкалам → совмещённая итоговая форма с зонами совпадений и расхождений.
- Для отдельных категорий сотрудников добавили тестирование, оценку потенциала и результативности, чтобы учесть специфику разных ролей.
6. Аттестация и тестирование рабочих
- Подготовили содержательную базу: более 7000 тестовых заданий по профессиональным знаниям, охране труда, технике безопасности и ПВТР.
- Организовали централизованное тестирование в учебном классе под сопровождением специалиста по обучению.
- Вопросы стали выдаваться в случайном порядке, а при результате 90 % и выше открывался дополнительный блок на более высокий разряд.
- Добавили открытые вопросы-«эссе» для оценки глубины понимания и потенциала сотрудников рабочих специальностей.
7. Цифровые ИПР: индивидуальные планы развития
- По итогам оценки компетенций платформа автоматически фиксирует зоны развития.
- Сотрудник формирует ИПР на ТопФактор: выбирает мероприятия из готовой базы или предлагает свои варианты, указывая бюджет, сроки и обоснование.
- HR видит единый реестр ИПР с фильтрами по подразделениям, платным мероприятиям и статусам выполнения и регулярно обновляет статусы.
8. Обучение HR и руководителей
- Подготовили инструкции, схемы и краткие алгоритмы по каждому блоку.
- Провели онлайн-обучение с отработкой сценариев на тестовой базе и живыми ответами на вопросы.
9. Выход на регулярный цикл
- В октябре решение вышло в промышленную эксплуатацию: модуль KPI завершён, блок оценки — запущен.
- К декабрю компания прошла первый полноценный цикл: постановка годовых целей, оценка, аттестация и формирование ИПР в рамках HR-календаря.
➤ Первые результаты
По итогам внедрения ТопФактор в «ЭксОйл» изменения затронули и «жёсткие» показатели (сроки, охват, объёмы операций), и качество работы HR, руководителей и сотрудников.
По KPI-управлению
За два месяца «ЭксОйл» развернул модуль KPI и провёл первый цикл целеполагания. В него вошли 200 сотрудников, для которых было запущено 130 процессов и сформировано 520 задач.
Годовой цикл планирования закрепили как базовую рамку работы с целями. KPI стали частью повседневной операционной деятельности: сотрудники формулируют цели, сверяют их с задачами подразделения, а руководство получает прозрачную картину по результативности.
По управлению талантами и аттестации
Блок оценки и развития внедрили за тот же срок — около двух месяцев. В новый формат оценки включили 300 сотрудников, для которых настроили 167 моделей компетенций, привязанных к должностям.
Для рабочих профессий подготовили и загрузили более 7000 тестовых заданий. Это позволило провести 119 аттестаций в структурированном формате: знания проверяются по единой базе, задания выдаются в случайном порядке, а результат фиксируется и используется для развития и кадровых решений.
Снижение трудозатрат HR
До внедрения ТопФактор один цикл оценки занимал до 160 часов работы HR-специалиста: рассылка форм, напоминания, ручная сводка данных, оформление и согласование ИПР. После перехода на платформу запуск кампании по списку, должности или подразделению сводится к одному действию.
Фактически трудозатраты сократились примерно в четыре раза. У HR освободился ресурс на аналитику и сопровождение руководителей, а не на техническую обработку файлов. Потенциал для дальнейшего снижения усилий остаётся за счёт накопления шаблонов и отлаженных сценариев.
Качественные изменения
Качественные эффекты от внедрения ТопФактор проявились сразу в нескольких плоскостях:
- проведение кампаний стало прозрачным — HR и руководители в любой момент видят статусы и быстрее устраняют «заторы»;
- выросло качество формулировок целей за счёт методической поддержки и проверки на SMART;
цели сотрудников выстроены в связку с задачами подразделений и компании, что упрощает управление результативностью; - аттестация рабочих превратилась в управляемый инструмент развития: единая база вопросов, случайный подбор заданий и дополнительный уровень теста для повышения разряда;
- ИПР перестали быть набором разрозненных файлов и стали управляемым пулом планов развития с понятными статусами, бюджетами и аналитикой.
➤ Выводы для HR и рекрутмента
Опыт «ЭксОйл» и ТопФактор можно разложить на несколько практических выводов, которые пригодятся другим HR-командам и агентствам.
- Прозрачность кампаний оценки — обязательное условие управляемости. Когда HR и руководители в любой момент видят статусы по сотрудникам и этапам, «заторы» устраняются быстрее, а сама оценка перестаёт быть разовым стресс-проектом.
- Качество целей растёт, когда у сотрудников есть методическая опора: шаблоны формулировок, подсказки и проверка на SMART. Это снижает нагрузку на HR и делает диалоги о результатах более предметными.
- Связка индивидуальных целей с задачами подразделений и компании даёт руководителям инструмент управления результативностью, а не просто «формальность ради галочки». Без этой вертикали целей даже хорошая платформа не раскроет потенциал.
- Аттестация рабочих может быть и массовой, и точной одновременно. Единая база вопросов, случайный подбор заданий и дополнительные уровни сложности превращают проверку знаний в реальный инструмент развития и управления разрядами.
- ИПР, собранные не в Word-файлах, а на платформе, становятся управляемым пулом планов развития: со статусами, бюджетами и аналитикой. Это даёт HR и бизнесу целостную картину по развитию и кадровому резерву, а не набор несвязанных документов.
Ой… Сначала нужна регистрация или авторизация на HR Voice
Здорово! Вы подписаны на эксперта HR Voice
Вам понравился материал?
Поделиться с друзьями
Telegram-канал
Рекомендуем почитать
